責(zé)編 | 柒 排版 | 拾零
第 9228 篇深度好文：4365 字 | 10 分鐘閱讀
組織管理
筆記君說：
開會，可以說是企業(yè)中令人又愛又恨的一件事。
一到開會，經(jīng)常會出現(xiàn)這樣的場景：
有人托著腮幫子發(fā)呆，有人蹺著二郎腿神游；
有人頻繁打哈欠掩飾倦意，有人假裝在筆記本上記錄實(shí)則心不在焉；
還有人死死盯著手機(jī)屏幕，在心里艱難地倒數(shù)，期盼會議結(jié)束的那一刻。
走出會議室時(shí)，人們感受到的不是干事的沖勁，而是如
" 刑滿釋放 " 般
的解脫。
然而，會議本身是組織管理的核心環(huán)節(jié)之一，幾乎所有重要決策都誕生于此?？僧?dāng)公司里最具智慧的人齊聚一堂，卻常常像 " 集體失智 " 般無所事事，白白耗掉兩小時(shí)。
長此以往，這種冷漠與沉悶的氛圍會擴(kuò)散到整個(gè)公司——每次例行會議結(jié)束后，員工的精力與干勁已被消耗殆盡，陷入
" 會
議沒完沒了→沒時(shí)間推進(jìn)實(shí)際工作→不得不開更多無效會議 " 的
惡性循環(huán)
。
組織健康專家劉向東老師認(rèn)為：
"
若想了解一家公司的企業(yè)文化，判斷它是否有未來，只需觀察 10 分鐘的會議即可。
"
團(tuán)隊(duì)怎么開會，團(tuán)隊(duì)就會怎么做事。
今天這篇文章，我們就來聊聊開會這件事。
一、會議泛濫：組織不健全的信號
1. 會議的本質(zhì)：組織缺陷的 " 補(bǔ)救措施 "
現(xiàn)代管理系之父德魯克認(rèn)為：" 會議 " 是通過 " 集會 " 實(shí)現(xiàn) " 商議 "，本質(zhì)上是組織存在缺陷時(shí)的補(bǔ)救手段。
但開會時(shí)無法開展日常工作，工作時(shí)也無法兼顧會議，沒有人能同時(shí)身處兩個(gè)場景。理論上，一個(gè)結(jié)構(gòu)完善、運(yùn)作理想的組織，本應(yīng)無需依賴會議。
在理想狀態(tài)下，每個(gè)成員都能清晰掌握工作所需的信息，隨時(shí)獲取必要資源。
只有當(dāng)某項(xiàng)任務(wù)需要多人協(xié)作完成，或單一成員無法覆蓋任務(wù)所需的全部知識與經(jīng)驗(yàn)時(shí)，會議才有存在的必要——即通過集思廣益彌補(bǔ)個(gè)體能力的局限。
2. 會議過多：組織問題的 " 顯性癥狀 "
現(xiàn)實(shí)中，會議泛濫往往意味著組織存在深層問題：若一個(gè)組織頻繁依賴會議推進(jìn)工作，那么企業(yè)的各類機(jī)制便會失去意義；若管理者將超過 1/4 的時(shí)間投入會議，就說明組織架構(gòu)、職責(zé)劃分或信息傳遞存在漏洞。
因此，會議必須經(jīng)過周密規(guī)劃，否則不僅令人反感，還會嚴(yán)重拖累組織效率。
德魯克也談道：會議應(yīng)是 " 不得已的例外 "，而非 " 日常常規(guī) "；一個(gè)人人隨時(shí)都在開會的組織，必然是人人都無法專注做事的組織。若通過時(shí)間記錄發(fā)現(xiàn)會議占比過高，那大概率是一個(gè)浪費(fèi)時(shí)間的不健全組織。
二、高效會議：以 " 貢獻(xiàn) " 為核心
雖然我們意識到會議的管理者難免要參與討論會、匯報(bào)會、簡報(bào)會等各類會議，會議是管理者日常工作的核心工具，也占據(jù)了大量時(shí)間——即便最擅長時(shí)間管理的管理者，也需要在會議與報(bào)告上投入精力。
但高效的管理者與普通管理者的差距，在于能否讓會議產(chǎn)生 " 實(shí)際貢獻(xiàn) "。
1. 會前：明確會議的 " 目標(biāo)與價(jià)值 "
高效管理者會在會前清晰思考三個(gè)問題：
問題 1：為什么開會？是為了制定決策、宣布重要事項(xiàng)，還是明確執(zhí)行方案？
問題 2：需要什么輸入？例如需要哪些報(bào)告支撐討論，簡報(bào)需涵蓋哪些核心信息？
問題 3：要達(dá)成什么結(jié)果？會議結(jié)束后需形成哪些共識、明確哪些行動(dòng)？
他們會堅(jiān)決杜絕 " 無目的會議 "，確保會議圍繞 " 事先約定的目標(biāo) " 展開，避免將會議變成 " 閑聊場 "。
若會議目的是激發(fā)創(chuàng)意，他們會鼓勵(lì)全員發(fā)言，避免某個(gè)人 " 壟斷話語權(quán) "；若會議目的是明確決策，他們會提前收集關(guān)鍵信息，為討論劃定聚焦方向。
2. 會中：聚焦 " 主題與結(jié)論 "
高效管理者在會議開場時(shí)，會明確告知參會者 " 會議目標(biāo) " 與 " 預(yù)期貢獻(xiàn) "，并全程引導(dǎo)討論緊扣主題。
例如，他們會避免 " 漫無邊際的發(fā)散 "，在討論偏離方向時(shí)及時(shí)拉回；在會議結(jié)束前，會再次回歸開場提出的目標(biāo)，確保結(jié)論與目標(biāo)一致。
無論會議形式如何，核心始終是 " 以貢獻(xiàn)為導(dǎo)向 " ——所有討論都應(yīng)服務(wù)于 " 解決問題、產(chǎn)生價(jià)值 "。
3. 會后：讓 " 貢獻(xiàn) " 轉(zhuǎn)化為組織成果
" 重視貢獻(xiàn) " 是高效會議的核心邏輯，它能幫助管理者解決三大關(guān)鍵問題：
理清工作優(yōu)先級：從 " 繁雜事務(wù) " 中篩選出對組織成果有直接影響的核心任務(wù)；
整合團(tuán)隊(duì)力量：將管理者 " 依賴他人協(xié)作 " 的先天屬性轉(zhuǎn)化為優(yōu)勢，打造高效團(tuán)隊(duì)；
聚焦外部價(jià)值：避免管理者陷入 " 內(nèi)部事務(wù)陷阱 "，將視線轉(zhuǎn)向市場、客戶、公眾等 " 外部世界 "，確保組織行動(dòng)與外部需求匹配。
簡言之，" 重視貢獻(xiàn) " 就是讓會議從 " 消耗時(shí)間的流程 "，轉(zhuǎn)變?yōu)?" 創(chuàng)造價(jià)值的環(huán)節(jié) "。
而所有高效會議的終極目標(biāo)，都可歸結(jié)為兩點(diǎn)：
第一，形成共識。確保全員對目標(biāo)、方案的認(rèn)知一致。
第二，制定決策。明確下一步的行動(dòng)方向與責(zé)任。
三、有效會議的三大案例
剛才談到很多理論，但每家公司都有每家公司的特點(diǎn)，很難用同一套理論來改善會議問題。
相較于抽象的技術(shù)原則，那些經(jīng)過實(shí)踐驗(yàn)證的企業(yè)案例，更能提供可落地的優(yōu)化思路。
在學(xué)習(xí)《寧向東的管理學(xué)課》時(shí)，發(fā)現(xiàn)課程中提及的三個(gè)企業(yè)案例尤為典型，它們從不同維度破解了會議低效的難題，或許能為你提供新的啟發(fā)。
亞馬遜創(chuàng)始人貝佐斯有一個(gè)獨(dú)特的認(rèn)知：" 若顧客主動(dòng)聯(lián)系公司，說明產(chǎn)品或服務(wù)存在問題 " ——最好的客戶關(guān)系是 " 交易完成后無需再溝通 "，若客戶聯(lián)系公司，要么是復(fù)購（少數(shù)情況），要么是產(chǎn)品出問題（多數(shù)情況）。
將這一邏輯延伸到會議管理，貝佐斯認(rèn)為：" 公司會議多、時(shí)間長，本質(zhì)是組織與流程有漏洞 " ——需要頻繁溝通，說明信息傳遞不暢、職責(zé)劃分不清；需要長時(shí)間討論，說明會前準(zhǔn)備不足、目標(biāo)不明確。
因此，亞馬遜的核心思路是 " 通過優(yōu)化組織功能，將會議保持在最低限度 "，而非 " 在‘如何開好會’上過度用力 "。
貝佐斯將 " 會議效率 " 視為 " 管理水平的試金石 "：通過固定 " 短會模式 "，倒逼組織調(diào)整運(yùn)作方式，適應(yīng) " 高效溝通 " 的需求。亞馬遜的會議規(guī)范簡單卻高效：
1. 禁用 PPT，改用 "6 頁紙陳述 "：會議發(fā)起者不能用 PPT，而需以 " 陳述文 " 形式，清晰描述待討論問題、提出解決方案，并附上數(shù)據(jù)、圖表等支撐材料，最終濃縮為 " 符合公司標(biāo)準(zhǔn)的 6 頁紙 "；
2. 會前分發(fā)材料，會初留 10 分鐘閱讀：6 頁紙需提前發(fā)給所有參會者，會議前 10 分鐘，全員專注閱讀材料，確保每個(gè)人都充分了解背景信息；
3. 閱讀后再討論，聚焦 " 解決問題 "：10 分鐘閱讀結(jié)束后，圍繞材料展開討論，避免 " 因信息不對稱導(dǎo)致的低效溝通 "。
貝佐斯的邏輯本質(zhì)是：" 會議是群體溝通，涉及權(quán)力、信息、認(rèn)知、情感、利益的復(fù)雜交互，若能通過組織優(yōu)化減少溝通需求，遠(yuǎn)比‘優(yōu)化會議流程’更有效 " —— 6 頁紙規(guī)則的核心，是 " 會前明確信息、會中聚焦討論 "，從源頭避免 " 無準(zhǔn)備的發(fā)散 "。
2. 臺灣聯(lián)強(qiáng)：" 七三開 " 時(shí)間分配，平衡 " 務(wù)實(shí)決策 " 與 " 務(wù)虛啟發(fā) "
對于亞馬遜的高效會議做法，臺灣聯(lián)強(qiáng)總裁杜書伍并不是很認(rèn)同。
他認(rèn)為：這不適合于競爭局面比較復(fù)雜、信息非常分散，或者公司運(yùn)營呈現(xiàn)危機(jī)的時(shí)期。因?yàn)樵谀莻€(gè)時(shí)候，信息是比較亂的，如果決策不能有效地搜集各路信息，就有可能會作出錯(cuò)誤的決策。
為了防止自己回答不出問題，就不愿意提出新的問題的情況，杜書伍主張：應(yīng)該允許一部分會議沒有 " 效率 "，并不是立刻得出結(jié)論。所以每個(gè)會議都要預(yù)留 " 務(wù)虛 " 時(shí)間。
基于此，杜書伍提出 " 會議時(shí)間七三開 " 原則：
1. 七成時(shí)間 " 務(wù)實(shí) "：解決緊急問題，明確決策與行動(dòng)：用于處理 " 緊要事務(wù) "，如敲定執(zhí)行方案、布置任務(wù)、跟進(jìn)進(jìn)度，且所有討論必須形成結(jié)論，并明確 " 后續(xù)檢查機(jī)制 "；
2. 三成時(shí)間 " 務(wù)虛 "：啟發(fā)思考，為未來決策打基礎(chǔ)：用于討論 " 非緊急但重要的話題 "，如行業(yè)趨勢、潛在風(fēng)險(xiǎn)、創(chuàng)新方向，不要求當(dāng)場得出結(jié)論，但 " 本次務(wù)虛的內(nèi)容，必須成為下次會議的決策議題 " ——確保 " 務(wù)虛不空談 "，為后續(xù)工作鋪墊。
聯(lián)強(qiáng)的實(shí)踐解決了許多國內(nèi)公司的常見問題：要么 " 過度追求效率，完全無務(wù)虛環(huán)節(jié) "，導(dǎo)致決策缺乏長遠(yuǎn)視角；要么 " 陷入無目的務(wù)虛，領(lǐng)導(dǎo)一言堂瞎扯淡 "，浪費(fèi)時(shí)間卻無價(jià)值。
有一家公司的核心痛點(diǎn)是 " 群體決策的后續(xù)執(zhí)行不足 " ——許多會議結(jié)束后，參會者 " 散會即忘 "，領(lǐng)導(dǎo)以為 " 全員達(dá)成共識 "，實(shí)則 " 大家各有理解 "，最終 " 問題沒解決，行動(dòng)沒落地 "。
為此，公司制定了嚴(yán)格的 " 會后跟進(jìn)規(guī)則 "，核心是 "3 小時(shí)內(nèi)出紀(jì)要 "：無論會議大小，結(jié)束后 3 小時(shí)內(nèi)，必須形成會議紀(jì)要。
公司老板強(qiáng)調(diào)：" 與會上討論相比，會后行動(dòng)更重要 " ——會議的價(jià)值最終體現(xiàn)在 " 后續(xù)進(jìn)展 " 上，因此會議組織者或領(lǐng)導(dǎo)者必須 " 緊盯執(zhí)行 "，而 " 及時(shí)出紀(jì)要 " 是 " 明確行動(dòng)、落實(shí)責(zé)任 " 的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
此外，公司還制定了 " 未決會議的跟進(jìn)規(guī)則 "：
1. 若會議未達(dá)成結(jié)論，需明確 " 下次會議的日期 " 與 " 會前準(zhǔn)備任務(wù) "，讓參會者有清晰預(yù)期；
2. 即便只是電話會議，會后也需出具 " 跟進(jìn)備忘錄 "，確保 " 無遺漏、可追溯 "。
該公司的辦公室主任曾總結(jié) " 會議低效的五大標(biāo)志 "，這些標(biāo)志已成為全員共識，用于自我檢查：
1. 主持人開場問 " 誰先說一說 " ——說明會前無計(jì)劃，未明確發(fā)言順序與討論邏輯；
2. 主持人提醒 " 再給你五分鐘 " ——說明發(fā)言者會前未準(zhǔn)備，內(nèi)容冗長、缺乏重點(diǎn)；
3. 主持人頻繁解釋 " 我剛才說的其實(shí)是…… " ——說明會前準(zhǔn)備不足，表達(dá)模糊，導(dǎo)致參會者誤解；
4. 有人說 " 這件事我們已經(jīng)討論過很多次了 " ——說明之前的會議未形成結(jié)論，或結(jié)論未落地，陷入重復(fù)討論；
5. 散會后有人說 " 總算結(jié)束了 " ——說明會議毫無價(jià)值，參會者全程處于 " 煎熬狀態(tài) "，是 " 災(zāi)難性的低效信號 "。
作為管理者，我們不妨對照這 " 五大標(biāo)志 " 復(fù)盤自己團(tuán)隊(duì)的會議，重新優(yōu)化會議管理邏輯。
四、高效會議的本質(zhì)
是 " 管理能力的外化 "
從德魯克的理論到企業(yè)的實(shí)踐，我們可以得出一個(gè)核心結(jié)論：" 會議效率不是‘技術(shù)問題’，而是‘管理問題’ "。
會議低效是管理能力不足的表現(xiàn)，而高效會議則是 " 組織健康、管理到位 " 的自然結(jié)果。
1. 會前明確 " 為什么開、開什么、要什么 "，避免無目的會議；
2. 會中聚焦 " 貢獻(xiàn)與結(jié)論 "，避免無價(jià)值討論；
3. 會后跟進(jìn) " 行動(dòng)與反饋 "，避免無落地決策。
正如劉向東老師所說，觀察會議，就能判斷一家公司的企業(yè)文化與未來——當(dāng)會議從 " 煎熬 " 變成 " 創(chuàng)造價(jià)值的環(huán)節(jié) "，當(dāng)員工從 " 盼著散會 " 變成 " 期待貢獻(xiàn) "，組織的健康與活力便不言而喻。
參考來源：
1.《卓有成效的管理者》，彼得 · 德魯克著；
2.《寧向東的管理學(xué)課》。
* 文章為作者獨(dú)立觀點(diǎn)，不代表筆記俠立場。
" 子彈筆記 " 是筆記俠的矩陣公眾號，聚焦職場效率追求、人際關(guān)系與高潛成長者，幫你 3 分鐘吃透核心觀點(diǎn)和方法論。歡迎關(guān)注 ~
好文閱讀推薦：
分享、點(diǎn)贊、在看，3 連 3 連！
